De deadline van 1 januari 2026 – waarbij e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht wordt voor alle b2b-transacties tussen btw-plichtige bedrijven – nadert snel. Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 heeft de spelregels officieel vastgelegd. Toch blijven veel ondernemers en hun accountants met vragen zitten over de juridische gevolgen. We sommen enkele aandachtspunten op.
Geen automatische goedkeuring bij ontvangst
Een van de grootste misverstanden is dat een factuur die via Peppol in de boekhouding terechtkomt, automatisch als goedgekeurd wordt beschouwd. Dat is niet het geval.
Het ontvangen of zelfs automatisch inboeken van een Peppol-factuur houdt geen betalingsakkoord in. De klant behoudt altijd het recht om de factuur te controleren en te betwisten, ook nadat ze voorlopig is verwerkt.
Peppol is enkel een veilig kanaal voor gegevensuitwisseling, geen platform dat juridische aanvaarding of betaling regelt. Een betwisting moet nog steeds via de gebruikelijke weg gebeuren – per e-mail, aangetekende brief of volgens de interne procedures van het bedrijf.
Betaling blijft buiten het netwerk
De verplichting tot e-facturatie verandert niets aan betaalwijzen of termijnen. Facturen via Peppol worden nog altijd betaald zoals overeengekomen in de contracten of algemene voorwaarden – bijvoorbeeld via overschrijving, QR-code of betaalplatform. Ook de wettelijke of contractuele betaaltermijnen blijven gewoon van kracht.
Herinneringen buiten Peppol
Het Peppol-netwerk is niet bedoeld voor communicatie rond betalingen. Wie een klant wil herinneren aan een openstaande factuur, moet dat via andere kanalen doen, zoals e-mail of de ingebouwde functies van de boekhoudsoftware. Belangrijk is wel om telkens te verwijzen naar de originele Peppol-factuur en de afgesproken vervaldatum.
Papieren of pdf-facturen worden onwettig
Vanaf 2026 voldoet een papieren of pdf-factuur niet langer aan de wettelijke vereisten tussen Belgische ondernemingen.
Krijg je er toch nog eentje? Dan is het verstandig die gemotiveerd te weigeren. Vermeld daarbij dat de factuur niet via Peppol werd verstuurd en dus niet rechtsgeldig is. Ben je ook inhoudelijk niet akkoord met de factuur, dan voeg je dat best toe in dezelfde weigering.
Algemene voorwaarden herbekijken
Voor leveranciers is het aangewezen om hun algemene verkoopvoorwaarden aan te passen. Vermeld daarin expliciet dat facturen voortaan via Peppol worden verstuurd en ontvangen.
Daarnaast loont het de moeite om een fraudewaarschuwing of risicobeperkende clausule toe te voegen. Peppol maakt facturatie veiliger, maar sluit fraude niet volledig uit. Bedrijven blijven verantwoordelijk voor hun eigen controles, zoals het verifiëren van leveranciersgegevens en Peppol-ID’s.
Buitenlandse leveranciers: overgangsperiode tot 2030
De verplichting geldt voorlopig enkel voor facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Buitenlandse leveranciers mogen nog tot 1 juli 2030 klassieke facturen sturen. Toch is het goed om daar nu al op te anticiperen, want heel wat landen voeren e-facturatie sneller in. Zo wordt het in Frankrijk al op 1 september 2026 verplicht.