Tijdsregistratie komt eraan: is een prikklok opnieuw nodig?
Vanaf 2027 komt er mogelijk een algemene verplichting om arbeidstijd objectief te registreren. De precieze regels zijn nog niet definitief. Toch kunnen ondernemingen hun huidige afspraken, uurregistratie en personeelsadministratie nu al kritisch onder de loep nemen.
Nog geen reden voor een prikklok
De algemene verplichting tot arbeidstijdsregistratie wordt momenteel ten vroegste vanaf 1 januari 2027 verwacht. Ondernemingen zouden dan over een objectief en betrouwbaar systeem moeten beschikken om de gepresteerde arbeidstijd te registreren. De concrete modaliteiten en eventuele uitzonderingen moeten nog worden vastgelegd.
Dat betekent niet noodzakelijk dat elke werknemer straks met een klassieke prikklok moet werken. De geschikte oplossing zal afhangen van de organisatie. Vaste shiften lenen zich bijvoorbeeld voor in- en uitklokken, terwijl voor thuiswerkers of mobiele medewerkers andere systemen mogelijk praktischer zijn.
Eerst de afspraken, dan de software
In veel kmo’s verloopt tijdsregistratie nog informeel. Werknemers beginnen wat vroeger, werken tijdens drukke periodes langer of nemen later uren terug. Plus- en minuren staan in Excel, een softwarepakket of worden onderling bijgehouden.
Een toekomstige verplichting maakt het belangrijk om die gewoontes te formaliseren. Sta bijvoorbeeld stil bij:
- wanneer arbeidstijd begint en eindigt
- hoe pauzes worden geregistreerd
- wanneer extra uren als overuren gelden
- wie toestemming geeft voor bijkomende prestaties
- hoe recuperatie wordt opgenomen
- welke afspraken gelden voor thuiswerk
- hoe plus- en minuren worden opgevolgd
Dat zijn in de eerste plaats beleids- en personeelskwesties, geen softwarekwesties.
Ook de loonadministratie wordt belangrijker
Volgens de huidige planning komt vanaf 1 januari 2028 bovendien een nieuwe loondata-transfer binnen e-Gov 3.0. Die moet loon-, arbeidsduur- en prestatiegegevens sneller en gedetailleerder beschikbaar maken.
Dat verhoogt het belang van een correcte administratie. Alleen weten dat een werknemer twaalf uur in plus staat, volstaat dan mogelijk niet. Ook moet duidelijk zijn wanneer die uren werden gepresteerd en wanneer ze werden gerecupereerd.
Dit is een goed moment om na te gaan of de gegevens uit tijdregistratie, afwezigheden, uurroosters en loonadministratie voldoende op elkaar aansluiten.
Maak van 2026 een voorbereidingsjaar
Een interne check kan je vandaag al inzicht geven in mogelijke knelpunten, zoals:
- Hoe worden uren momenteel geregistreerd?
- Hoe worden overuren en recuperatie bijgehouden?
- Stemmen uurroosters en arbeidsreglement overeen?
- Zijn afspraken over vroeger beginnen en langer werken duidelijk?
- Hoe wordt thuiswerk opgevolgd?
- Kan de onderneming de geregistreerde gegevens onderbouwen?
Extra aandacht is aangewezen bij klanten met deeltijdse medewerkers, flexi-jobbers, studenten, variabele uurroosters of complexe overurenregelingen.
Eerst beleid, daarna digitaliseren
De komende maanden hoeven kmo’s niet noodzakelijk al een definitieve investering in registratieapparatuur te doen.
Zodra de definitieve regelgeving bekend is, kan vervolgens worden bepaald welke software of registratieoplossing daarbij past. Zo vermijd je dat je investeert in een systeem dat onvoldoende aansluit bij de interne arbeidsorganisatie.