Peppol versus privacy: het waakzame oog van de accountant

Vanaf 1 januari 2026 wordt in België het gebruik van het Peppol-netwerk verplicht voor elektronische B2B-facturatie. Voor veel ondernemers roept dat vragen op: “Hoe veilig zijn onze gegevens? Waar komen ze terecht? Wie kan ze inkijken?”. Deze bezorgdheden zijn terecht, want e-facturen bevatten gevoelige informatie. Voor accountants betekent dit meer dan een technische aanpassing – het is het begin van hun rol als digitale databewaker.

E-facturen: veel meer dan digitale papieren

Een e-factuur verstuurd via Peppol is geen eenvoudige digitale kopie van een papieren factuur. Het gaat om een gestructureerd gegevensbestand dat heel wat bedrijfsinformatie blootlegt. Denk aan prijsafspraken, marges, leveranciersrelaties, klantengegevens en zelfs duurzaamheidsindicatoren. Deze data verlaten het traditionele gesloten boekhoudsysteem en circuleren via een netwerk dat door meerdere partijen wordt gebruikt. Dat vraagt om een solide beveiliging en bewuste keuzes.

Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk heb je een zogenaamde Access Point provider nodig. Dit zijn gecertificeerde aanbieders die zorgen voor een veilige verbinding met het netwerk. Maar daarnaast gebruik je ook specifieke software om je boekhouding te beheren. En daar wringt het schoentje: hoe zeker ben je van de veiligheid van die software?

De accountant als digitale databewaker

De accountant krijgt er een cruciale taak bij: waken over de veiligheid en het correcte gebruik van bedrijfsgegevens. Er rijzen fundamentele vragen:

• Waar worden de e-facturen fysiek opgeslagen?

• Wie heeft toegang tot deze gegevens?

• Zijn er garanties over wat er met de data gebeurt?

• Hoelang blijven de gegevens bewaard?

• En vooral: wie controleert de partijen die met die data aan de slag gaan?

Als accountant sta je voor de keuze: blijf je zelf instaan voor lokale databeveiliging, of vertrouw je op gespecialiseerde cloudleveranciers? Steeds meer kantoren kiezen voor dat laatste. Begrijpelijk, want softwareproviders beschikken over securityteams die dag en nacht waken over de veiligheid van de data. Ze investeren continu in monitoring en in de nieuwste beveiligingstechnologieën.

Kritisch kijken naar e-facturatiesoftware

Niet alle software die met Peppol werkt, biedt dezelfde waarborgen. Hoewel het netwerk zelf aan strikte regels is onderworpen, geldt dat niet automatisch voor de toepassingen die erop aansluiten. Het is dus van essentieel belang dat je als accountant je softwarepartner zorgvuldig selecteert. Een ondoordachte keuze kan leiden tot ernstige problemen: gefragmenteerde administratie, verlies van controle over cruciale gegevens of zelfs een vertrouwensbreuk met je klanten.

Waarop moet je letten als accountant?

Bij de keuze van e-facturatiesoftware loont het de moeite om enkele fundamentele vragen te stellen:

• Is de softwareaanbieder betrouwbaar en toekomstgericht? Kies voor spelers met een stevige reputatie en een langetermijnvisie. Dat garandeert niet alleen stabiliteit, maar ook continue updates en ondersteuning.

• Worden de gegevens opgeslagen binnen de Europese Unie? De GDPR-wetgeving vereist dat persoonsgegevens binnen de EU blijven, of enkel worden gedeeld met landen met een vergelijkbaar beschermingsniveau. Voor e-facturatie, waarin gevoelige bedrijfsdata verwerkt worden, is dit nog belangrijker.

• Zijn er duidelijke afspraken over het gebruik van de data? Transparantie is essentieel. Weet je als accountant wat er met de data gebeurt en wie er toegang toe heeft?

• Is er lokale ondersteuning beschikbaar? Bij vragen over veiligheid of incidenten wil je snel kunnen schakelen met specialisten die jouw situatie kennen en onmiddellijk kunnen ingrijpen.

Wees voorbereid én waakzaam

De overstap naar Peppol is meer dan een technische ingreep – het is een evolutie in de manier waarop we omgaan met bedrijfsinformatie. Voor accountants is dit hét moment om hun rol als digitale vertrouwenspersoon waar te maken. Door de juiste vragen te stellen, bewuste keuzes te maken en partners zorgvuldig te selecteren, bescherm je niet alleen je klanten, maar ook je eigen reputatie.