Peppol vanaf 2026: aandachtspunten voor accountants in de begeleiding van klanten
Met de verplichte invoering van elektronische facturatie via Peppol voor alle b2b-transacties tussen Belgische btw-plichtigen, verandert vanaf 2026 niet alleen het wettelijke kader, maar ook de dagelijkse praktijk van boekhouding en financiële opvolging.
Hoewel de overgang gepaard gaat met een korte tolerantieperiode (tot 31 maart 2026), staat één zaak vast: e-facturatie via Peppol is geen tijdelijke maatregel, maar een structurele hervorming. Waar liggen mogelijke juridische valkuilen voor accountants en hun klanten?
Van zichtbare documenten naar systeemlogica
Waar facturen vroeger tastbaar of visueel binnenkwamen – via papier of e-mail – worden ze nu rechtstreeks tussen softwaresystemen uitgewisseld. Dat verhoogt de datakwaliteit, maar vraagt tegelijk een andere manier van werken. Klanten die niet vertrouwd zijn met hun facturatietool of boekhoudplatform, riskeren facturen over het hoofd te zien. Voor accountants ligt hier een belangrijke taak: klanten wegwijs maken in waar facturen binnenkomen, hoe meldingen werken en hoe opvolging georganiseerd wordt. In de beginfase kan extra aandacht voor openstaande posten veel onduidelijkheid voorkomen.
Betalingsvertragingen zijn vaak geen technisch probleem
Uit recente analyses blijkt dat Peppol-facturen in de praktijk niet altijd sneller betaald worden dan klassieke facturen. De oorzaak ligt zelden bij het netwerk zelf, maar bij interne processen bij de ontvanger. Als niemand verantwoordelijk is voor de opvolging van inkomende e-facturen, blijft betaling uit. Accountants kunnen hier het verschil maken door klanten te helpen bij het vastleggen van duidelijke procedures en verantwoordelijkheden, en door samen de eerste Peppol-transacties te evalueren.
Afscheid nemen van dubbel werk
In veel ondernemingen leeft de reflex om ‘voor de zekerheid’ meerdere kanalen te blijven gebruiken: een Peppol-factuur én een pdf per mail. Dat lijkt veilig, maar creëert net extra risico’s in de boekhouding: dubbele documenten, manuele controles en foutgevoelige correcties. Van zodra Peppol operationeel is, volstaat één kanaal. Als accountant kun je jouw klanten helpen om die knoop door te hakken en oude gewoontes los te laten.
Peppol is geen automatische boekhouder
Een andere misvatting is dat Peppol het volledige proces van factuur tot betaling automatiseert. De realiteit is genuanceerder. Hoewel factuurgegevens gestructureerd binnenkomen, blijven inhoudelijke controles, goedkeuringen en eventuele betwistingen noodzakelijk. Ook betalingen gebeuren nog steeds buiten Peppol. Door dit helder te kaderen, vermijd je als accountant onrealistische verwachtingen bij klanten en frustratie achteraf.
Zekerheid over status en registratie
Niet elke ondernemer weet exact of zijn Peppol-registratie correct en actief is, of wat de status van een verzonden factuur precies betekent. Is de factuur effectief afgeleverd? Is ze aanvaard? Onzekerheid hierover kan leiden tot stress en onnodige discussies over laattijdige betalingen. Transparantie en traceerbaarheid zijn daarom cruciale criteria bij de keuze van software, iets waar accountants hun klanten gericht in kunnen adviseren.
Meer digitalisering, maar ook meer versnippering
Hoewel Peppol de uitwisseling van facturen standaardiseert, blijft het bredere softwarelandschap vaak gefragmenteerd. Facturatie, boekhouding, betalingen en rapportering zitten niet altijd in één omgeving. Zonder duidelijke keuzes groeit de complexiteit. Begeleid als adviseur jouw klanten naar schaalbare oplossingen die samenwerking en gegevensuitwisseling vereenvoudigen.
Fouten hebben een grotere administratieve impact
In een Peppol-context verlopen correcties strikt via creditnota’s. Een foutieve factuur kan niet zomaar vervangen worden, wat de administratieve impact van fouten vergroot. Dat maakt preventieve controles belangrijker dan ooit. Door samen met klanten te werken aan heldere facturatieprocessen en kwaliteitsbewaking aan de bron, beperken accountants het aantal correcties en het bijhorende herstelwerk.