Nieuw Koninklijk Besluit legt spelregels vast voor elektronische B2B-facturatie

Vanaf 1 januari 2026 wordt het voor alle Belgische btw-plichtigen verplicht om hun B2B-facturen elektronisch uit te reiken én te versturen. Een nieuw Koninklijk Besluit van 14 juli 2025 bevestigt niet alleen deze verplichting, maar verduidelijkt ook de technische specificaties. Centraal daarin staat het Peppol BIS-formaat, dat als standaard naar voren wordt geschoven.

Wat betekent dit voor jouw advieskantoor en je klanten?

De nieuwe verplichting houdt in dat alle B2B-facturen gestructureerd en elektronisch moeten zijn, zodat ze automatisch verwerkt kunnen worden. Concreet gaat het dus verder dan een pdf per e-mail: er is een standaard formaat vereist dat beantwoordt aan Europese normen.

Het Peppol-netwerk wordt daarbij het uitgangspunt:

• Peppol BIS is het aanbevolen formaat.

• Alternatieve formaten zijn toegelaten, op voorwaarde dat beide partijen akkoord zijn én het formaat conform is aan de Europese e-facturatierichtlijnen.

• Elke onderneming moet echter minstens Peppol-facturen kunnen verzenden én ontvangen.

Wanneer is e-facturatie verplicht? Hou rekening met drie criteria

De verplichting geldt enkel als aan alle onderstaande voorwaarden voldaan is:

1. De uitreiker van de factuur is een Belgische btw-plichtige, die wettelijk verplicht is om een factuur op te maken voor de geleverde prestatie.

2. De ontvanger is ook een Belgische btw-plichtige.

3. De levering of dienst vindt plaats in België, met uitzondering van bepaalde vrijgestelde of intracommunautaire handelingen.

Voor transacties met particulieren of niet in België gevestigde ondernemingen blijft elektronische facturatie (voorlopig) optioneel.

Wat als je de regels niet volgt? Boetes op komst

Om naleving af te dwingen, voorziet het KB in een sanctiemechanisme. Wie zich niet aan de e-facturatieplicht houdt, riskeert administratieve geldboetes:

• 1.500 euro bij een eerste overtreding

• 3.000 euro bij een tweede overtreding

• 5.000 euro bij verdere inbreuken

Tussen twee vaststellingen moet minimaal drie maanden liggen, zodat ondernemingen tijd krijgen om zich in regel te stellen.

Daarnaast blijven de klassieke sancties rond facturatie (zoals het niet opmaken van een factuur of fouten in de vermeldingen) ook gewoon van toepassing op gestructureerde e-facturen.

Mogelijk risico voor btw-aftrek bij foutieve facturen

Er wordt geen expliciete link gelegd tussen elektronische facturatie en de aftrekbaarheid van btw, maar er loert wel een risico. Volgens de algemene btw-regels moet een onderneming een correcte en formeel geldige factuur ontvangen om btw te mogen aftrekken (artikel 5 § 1 KB nr. 1). Dat zou in de toekomst kunnen betekenen dat papieren of foutief opgemaakte facturen geweigerd worden bij een controle.

Met andere woorden: als jouw klanten nog steeds niet-elektronische facturen ontvangen van leveranciers, kunnen ze op termijn hun recht op btw-aftrek verliezen.

Nieuwe afrondingsregels voor elektronische facturen

Tot slot wijzigt het KB ook de afrondingsregels voor btw-berekening:

• Vanaf 1 januari 2026 mag je bij gestructureerde e-facturen enkel afronden op het totaalbedrag van de btw.

• Afronding per factuurlijn is voor dit type facturen niet langer toegestaan.