Hoe ga je verstandig om met onkostenvergoedingen als werkgever?

Een correcte verloning van medewerkers is voor elke werkgever een prioriteit. Onkostenvergoedingen – ook wel ‘kosten eigen aan de werkgever’ genoemd – kunnen daarbij een efficiënt hulpmiddel zijn. Toch is voorzichtigheid geboden: een verkeerde aanpak kan ertoe leiden dat deze vergoedingen als loon worden beschouwd, met extra sociale lasten en mogelijke sancties tot gevolg. Hoe vermijd je die valkuilen?

Wat verstaan we onder ‘kosten eigen aan de werkgever’?

In de dagelijkse praktijk maken werknemers vaak uitgaven die rechtstreeks verband houden met hun job. Voorbeelden zijn kantoormateriaal bij thuiswerk, een internetverbinding of verplaatsingskosten met de eigen wagen. Als werkgever kun je deze uitgaven terugbetalen.

Het voordeel is duidelijk: correct toegekende vergoedingen zijn vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen. Zo vormen ze een interessante hefboom om de verloningspolitiek te optimaliseren.

Op welke manier kun je vergoeden?

Er bestaan twee gangbare methodes:

• Terugbetaling van werkelijke kosten: de werknemer levert bewijsstukken en je vergoedt exact het gemaakte bedrag.

• Forfaitaire vergoedingen: je kiest voor een vast bedrag, bijvoorbeeld per maand of per kilometer.

Welke methode je ook toepast, de vergoeding moet steeds redelijk zijn én goed gedocumenteerd. Een duidelijke interne regeling of policy voorkomt discussies en biedt zekerheid bij inspecties.

Richtbedragen anno 2025

De fiscus en RSZ publiceren op regelmatige basis referentiesommen. Belangrijke waarden vanaf dit jaar zijn:

• Thuiswerkvergoeding: vanaf 1 maart 2025 bedraagt de forfaitaire vergoeding voor bureaukosten 157,83 euro per maand.

• Kilometervergoeding: sinds 1 april 2025 geldt 0,432 euro per kilometer bij gebruik van een eigen wagen voor beroepsdoeleinden.

• Werkmateriaal: laptops, beeldschermen of ergonomische stoelen die professioneel worden ingezet, kunnen belastingvrij worden terugbetaald.

Fiscale duidelijkheid via een ruling

Wil je zekerheid over de fiscale behandeling? Dan kun je een voorafgaande beslissing (ruling) aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Die geldt maximaal vijf jaar en schept duidelijkheid.

Let op: met de RSZ bestaat geen mogelijkheid tot een ruling. Wel vind je in hun administratieve instructies concrete aanwijzingen over welke bedragen vrijgesteld zijn.

Praktische aanbevelingen

Omdat fiscus en RSZ steeds kritischer kijken naar onkostenvergoedingen, zijn een aantal voorzorgen aangewezen:

• Zorg voor een duidelijke onkostenpolicy.

• Leg alle afspraken schriftelijk vast, bijvoorbeeld in de notulen van de raad van bestuur.

• Documenteer zowel de forfaitaire als de werkelijke kosten.

• Vraag een ruling aan in geval van twijfel of hoge bedragen.

• Ga minstens jaarlijks na of de gehanteerde bedragen nog correct en marktconform zijn.