Facturen protesteren via Peppol: zo adviseer je als accountant jouw klant correct

Sinds januari 2026 ontvangen en verwerken Belgische ondernemingen onderling facturen elektronisch via het Peppol-netwerk. Voor jou als accountant is het belangrijk om klanten duidelijk te maken dat deze digitale werkwijze niets verandert aan de fundamentele regels rond het betwisten van facturen. Een factuur die via Peppol wordt ontvangen, moet bij onenigheid nog steeds tijdig en duidelijk worden geprotesteerd.

Maak het onderscheid tussen verwerking en betwisting

In de dagelijkse praktijk werken ondernemers steeds vaker met digitale boekhoud- en goedkeuringsflows. Een factuur kan daarin een status krijgen zoals ‘afgekeurd’, ‘geblokkeerd’ of ‘in afwachting’. Dat is nuttig voor de interne opvolging, maar heeft niet noodzakelijk juridische waarde.

Hier ligt een belangrijke adviesrol voor jou als fiscaal adviseur. Een ondernemer die een factuur in zijn software afkeurt, kan denken dat daarmee de kous af is. Maar een dergelijke technische status bewijst niet dat de leverancier op de hoogte is gebracht van de concrete bezwaren.

Peppol is een netwerk voor de elektronische uitwisseling van facturen. Het voorziet op zich niet in een juridisch mechanisme om een factuur formeel te protesteren. Adviseer klanten daarom om een inhoudelijke betwisting altijd rechtstreeks aan de leverancier te communiceren.

Adviseer een schriftelijk en gemotiveerd protest

Een ondernemer die een factuur wil betwisten, doet dat het best schriftelijk. Een e-mail aan de leverancier kan volstaan, eventueel aangevuld met een vraag om ontvangstbevestiging. In bepaalde situaties kan een aangetekende brief aangewezen zijn.

De inhoud van het protest is minstens even belangrijk als de vorm. Help je klant om duidelijk te vermelden:

• welke factuur wordt betwist, met factuurnummer en datum
• welke bedragen of posten ter discussie staan
• waarom de factuur volgens de ondernemer niet correct is
• welke documenten de betwisting ondersteunen

Denk bijvoorbeeld aan een offerte, bestelbon, overeenkomst of leveringsbewijs. Een algemene opmerking of loutere vraag om verduidelijking is iets anders dan een concrete en gemotiveerde betwisting.

Wijs klanten op het belang van snelheid

Ook de timing verdient aandacht. In een b2b-omgeving moet een factuur binnen een redelijke termijn worden geprotesteerd. De concrete omstandigheden spelen daarbij een rol, maar als praktische richtlijn wordt vaak een snelle reactie binnen 7 tot 14 dagen naar voren geschoven.

Daarom is het zinvol om jouw klanten aan te moedigen inkomende facturen niet uitsluitend administratief, maar ook inhoudelijk snel te controleren. Want hoe langer een ondernemer wacht, des te moeilijker het kan worden om achteraf te argumenteren dat de factuur nooit werd aanvaard.

Controleer daarnaast of algemene voorwaarden of contractuele afspraken specifieke regels bevatten over de termijn en de manier waarop facturen moeten worden betwist. Ook dat behoort tot de informatie waarop je klanten kunt wijzen.

Bewijs en opvolging zijn essentieel

Een goed protest is niet alleen duidelijk geformuleerd, maar ook aantoonbaar. Adviseer ondernemers om alle relevante communicatie zorgvuldig te bewaren.

Bij een e-mail kan een ontvangst- of leesbevestiging nuttig zijn. Een antwoord van de leverancier waarin de ontvangst van het protest wordt bevestigd, vormt eveneens belangrijk bewijs. Bij een aangetekende zending moeten uiteraard ook de verzend- en track-and-tracegegevens worden bijgehouden.

Als accountant kun je klanten bovendien helpen om een duidelijke opvolgingsprocedure op te zetten. Een protest dat eenmaal wordt verstuurd, vraagt immers verdere aandacht. Wanneer de leverancier reageert, kan ook van de ondernemer opnieuw een tijdige reactie worden verwacht. Bewaar daarom de volledige correspondentie op één centrale plaats.

Bouw een doordachte factuurflow uit

De overstap naar e-facturatie is een uitstekend moment om samen met klanten de volledige goedkeuringsprocedure onder de loep te nemen. Welke facturen worden automatisch verwerkt? Wie controleert de inhoud? Wanneer moet de zaakvoerder of een andere verantwoordelijke tussenkomen?

Een digitale goedkeuringsflow kan helpen om fouten sneller te detecteren en te voorkomen dat facturen zonder inhoudelijke controle verder worden verwerkt. Als accountant kun je ondernemers begeleiden bij het uitwerken van duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden.