Eindejaarsgeschenken voor personeel: geef geen cadeaus aan de fiscus

Het einde van het jaar is traditioneel het moment waarop ondernemers hun medewerkers bedanken voor hun inzet. Een attentie, geschenk of geschenkcheque is een kleine moeite. Toch is het belangrijk om de fiscale spelregels in deze materie goed na te leven. Want als de fiscus of de RSZ een geschenk als loon beschouwt, volgen bijdragen en belastingen.

Wanneer is een geschenk echt een geschenk?

In principe beschouwt de fiscus elk voordeel van een werkgever aan een werknemer als loon. Maar voor bepaalde gelegenheden gelden uitzonderingen. Zo zijn geschenken naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing, én volledig aftrekbaar voor de werkgever — zolang het bedrag binnen de grenzen blijft.

Het plafond bedraagt 40 euro per werknemer per jaar, verhoogd met 40 euro per kind ten laste. Een medewerker met twee kinderen kan dus zonder problemen tot 120 euro aan geschenken ontvangen.

Wordt dat maximum overschreden, dan is het niet enkel het overschot dat wordt belast: de volledige waarde van het geschenk wordt als loon beschouwd, met alle fiscale gevolgen van dien.

Andere gelegenheden, andere regels

Ook buiten de eindejaarsperiode mag een werkgever zijn personeel belonen, maar telkens binnen strikte grenzen.

Bij pensionering geldt een vrijstelling tot 40 euro per dienstjaar, met een minimum van 120 en een maximum van 1.000 euro. Een werknemer met 20 dienstjaren mag dus tot 800 euro ontvangen zonder RSZ.

Bij huwelijk of wettelijk samenwonen is het plafond 245 euro, bij een eervolle onderscheiding 120 euro en bij geboorte of adoptie 50 euro (niet aftrekbaar als beroepskost). Zelfs bij verjaardagen mag je een kleine attentie geven van maximaal 40 euro, al is die wél onderworpen aan RSZ.

Wie de grenzen overschrijdt, loopt het risico dat het hele bedrag als loon wordt beschouwd.

Wil je dat eindejaarsgeschenken ook fiscaal aftrekbaar zijn? Dan gelden drie duidelijke spelregels:

• Iedereen gelijk: alle werknemers moeten hetzelfde voordeel krijgen.

• Juiste gelegenheid: het geschenk moet verbonden zijn aan Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar.

• Binnen het maximum: het totale bedrag mag niet hoger zijn dan 40 euro per werknemer, eventueel verhoogd met 40 euro per kind ten laste.

Waarom geschenkcheques het makkelijkst zijn

Steeds meer werkgevers kiezen voor geschenkcheques in plaats van fysieke cadeaus. Ze zijn fiscaal transparant, eenvoudig te verdelen en geven medewerkers de vrijheid om zelf te kiezen.
Er gelden wel enkele strikte voorwaarden: de cheques zijn maximaal één jaar geldig, niet omwisselbaar in geld, en alleen inwisselbaar bij aangesloten handelaars.

En de eindejaarspremie dan?

Verwar het eindejaarsgeschenk niet met de eindejaarspremie of dertiende maand. Die is in veel sectoren verplicht via een cao, zoals in PC 200 voor bedienden. De premie is een recht – het geschenk is een extra blijk van waardering.