Btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen: waarop moet je letten?

Kleine ondernemingen met een jaarlijkse omzet van maximaal 25.000 euro kunnen onder bepaalde voorwaarden kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling. Dat vermindert de administratieve verplichtingen, maar brengt ook beperkingen en aandachtspunten met zich mee. Ben je accountant? Dan is het belangrijk om klanten correct te adviseren over de voorwaarden, de omzetdrempel en de bijbehorende formaliteiten.

Minder btw-verplichtingen, maar geen volledige vrijstelling

Ondernemingen die de vrijstellingsregeling toepassen, hoeven geen periodieke btw-aangiften in te dienen, rekenen geen btw aan hun klanten aan en storten geen btw aan de Schatkist. Toch blijven ze btw-belastingplichtig en moeten ze over een btw-identificatienummer beschikken.

Ook bepaalde administratieve verplichtingen blijven gelden. Zo moeten ondernemingen de vereiste facturatie- en boekhoudregels naleven en bij bepaalde transacties een intracommunautaire opgave of bijzondere btw-aangifte indienen. Een belangrijk nadeel is dat ze de btw op hun aankopen niet kunnen aftrekken. Die afweging verdient bijzondere aandacht bij klanten die aanzienlijke investeringen plannen.

Wie komt in aanmerking voor de regeling?

De vrijstellingsregeling is bedoeld voor ondernemingen waarvan het jaarlijkse omzetcijfer niet hoger ligt dan 25.000 euro, exclusief btw. Zowel natuurlijke personen als vennootschappen kunnen ervoor kiezen, op voorwaarde dat ze aan de voorwaarden voldoen.

Niet iedereen komt in aanmerking. Btw-eenheden zijn uitgesloten, net als bepaalde ondernemingen die actief zijn in de bouwsector, een geregistreerd kassasysteem moeten gebruiken of oude materialen leveren. Ook specifieke handelingen kunnen uitgesloten zijn, zelfs wanneer andere activiteiten van dezelfde onderneming wel onder de vrijstelling vallen.

Wat als de omzetdrempel wordt overschreden?

De gevolgen hangen af van de omvang van de overschrijding. Bedraagt die maximaal tien procent, dan mag de onderneming de vrijstellingsregeling behouden tot het einde van het kalenderjaar. Vanaf het volgende jaar geldt de normale btw-regeling.

Bij een omzet van 26.750 euro in 2026 bedraagt de overschrijding bijvoorbeeld zeven procent. De onderneming mag de vrijstelling dat jaar behouden, maar valt vanaf 1 januari 2027 onder de normale regeling.

Wordt de drempel met meer dan tien procent overschreden, dan moet de onderneming al tijdens hetzelfde kalenderjaar overstappen. De normale btw-regeling geldt vanaf de handeling waarmee de toegelaten grens wordt overschreden. Terugkeren naar de vrijstelling kan pas nadat een kalenderjaar verstreken is en vanaf 1 januari van het daaropvolgende jaar, mits opnieuw aan alle voorwaarden is voldaan.

Vergeet de jaarlijkse klantenlisting niet

Ook ondernemingen met btw-vrijstelling moeten jaarlijks via Intervat een klantenlisting indienen, uiterlijk op 31 maart. Daarin rapporteren ze het totale bedrag van hun handelingen in België tijdens het voorgaande kalenderjaar. Ook wanneer er geen handelingen waren, moet een listing met 0,00 worden ingediend.

Bereid de overstap tijdig voor

Als accountant doe je er goed aan de omzetontwikkeling van je klanten op te volgen en na te gaan of de vrijstellingsregeling financieel voordelig blijft. Wie vanaf 1 januari 2027 wil overschakelen, kan de aanvraag in 2026 nog indienen via e604, uiterlijk vóór 15 december. Bespreek met de klant ook de gevolgen voor de btw-aftrek en bewaak de deadlines voor de klantenlisting en eventuele overstap naar de normale regeling.